仕事術

【初めての方でも安心】企画職の私がおすすめする議事録の書き方、ツールを紹介!

若手

会議中に議事録を書かないといけないんだけど、どうやって書けばいいの?

ぺい

僕は営業から今の企画部署に異動してから議事録を書くようになったので慣れるまで大変でした…!僕が実際に書いている議事録を紹介していきます。

何故議事録を書くの?

若手

何故議事録を書かないといけないの?

上から「議事録を書け!」と言われて書いている方もいるかもしれません。

私も最初はただ単にやらされているだけで、「やってられねえ。。」と思ってキャリトレリクナビネクストなどの転職サイトに登録して、目の前の業務から逃げ、転職の情報収集などしていましたね。。。

ただ議事録を積み重ねていくと、徐々に議事録は今後の事業推進に非常に拘ってくる重要な業務だと認識するようになりました。

まず何故議事録を書くのか理解していきましょう。私は大きく3点あるかと考えています。

  1. 会議の目的を予め明確にするため
  2. 会議の決定事項とそのプロセスを共有するため
  3. ネクストアクションと納期を明確にするため

1.会議の目的を明確にする

会議を始める前に、アジェンダが決まっていなかったらどうなるでしょうか。

Aさん

今日の会議はAというアジェンダについて話したいと思う。

若手

え〜何も聞いてないから準備してないよ。しかもこの会議で何を決めたいの?いつも会話して終わるし…

なんて、ことも日常茶飯事です。

前職の大企業に在籍していた頃も、何のアジェンダか共有されないまま、何となく意思決定され、何となく会議が終わっていきました。

事前に下記が明らかになっていたら、会議がもっと有意義になると思いませんか?

  1. 会議の目的とアジェンダを会議前に共有してもらう
  2. 会議に必要な資料を共有する
  3. 事前に考えてきてほしいことを共有する

議事録担当の方であれば、会議前にもしアジェンダ等が決まっていなければファシリティに一声かけてみてください。

若手

明日の会議のアジェンダって決まってましたっけ?もし共有いただければ私の方から共有させてもらいます!

2.会議の決定事項とプロセスを共有

会議終了後に何が決まったか、そして、どういうプロセスの元決まったか皆が共通認識をもっていかないと今後Todoに支障がでてきます。

会議が終わり次第、皆が共通認識を持って次のアクションに取り組めるよう、当日には決定事項とプロセスを共有するようにしましょう!

こんな一声もかけておくとベストです。

若手

議事録を共有したので、認識の乖離があれば教えてください。

3.会議後のネクストアクションと納期を決める

決定事項と決定に至るまでのプロセスを記載するだけでなく、会議後にどのようなネクストアクションをとるのか、またいつまでに行うのか納期を決めておくことも重要です。

若手

ネクストアクションを決めるんだけど、納期をつい忘れてしまうんだよね。

議事録担当の方はネクストアクションと納期はセットで書くようにして、もし会議中にどちらか漏れていることがあればその場で確認するという癖をつけておくと良いです。

議事録の書き方とフォーマット

私が実際に使用しているおすすめツールとフォーマット、書き方を紹介します。

  1. おすすめツールはGoogleドキュメント
  2. おすすめのフォーマット・書き方

1.おすすめツールはGoogleドキュメント

ぺい

私はGoogleドキュメントを使用しています。メリットはこちら。

  1. Googleドキュメントさえ共有しておけば、1つのファイルで履歴を追うことができる。
  2. 大項目、中項目、小項目のチャネル選択が容易。
  3. 見出しをURL化することが可能

下記のように会議日時を記載し、日時の欄に議事録のURLをリンク付けします。

Googleドキュメント1枚目を会議日時、2枚目以降を議事録というイメージです。

2.おすすめの項目

私は下記の項目を常に議事録をとる際に使用しています。

会議中も重要ですが、割と会議前の準備が大事だったりするので、是非会議前に確認してみてください。

◼︎ 日時
◼︎ 参加者
◼︎ 目的
◼︎ アジェンダ
◼︎ 使用資料
◼︎ 決定事項
◼︎ ネクストアクションと納期
◼︎ 各アジェンダに対するやり取り

また会議というものは特性上、あっちこっちに話題がいってしまう可能性があるため、慣れないうちは「録音」がおすすめです。

ぺい

僕は会議の度に録音して、「ちょっとここわからないな」と思った箇所と時間をメモしておきます。会議後、すぐに録音を聞き直し、理解するという作業を繰り返しやっていました。

今だったらiPhoneでも録音できるので、不安な方はぜひやってみてください〜!

私が参考にした書籍、おすすめアイテム

私が議事録を作成するにあたって参考にした書籍や、またPCで議事録を作成出来ない方もいると思うのでおすすめのツールを紹介していきます。

1.世界で一番やさしい会議の教科書

会議の教科書を購入

2.すぐできる! 伝わる文章の書き方

すぐできる! 伝わる文章の書き方を購入

3.【半永久的に使えるスマートノート】 サステナブルノート

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まとめ

若手

議事録のおすすめツールや書き方分かりました!私は心配なので、まずは録音して会議に参加してみたいと思います。

議事録作業になれれば、会議のファシリにも慣れてくると思います。

「今回の会議の目的はこうで、その目的を達成するにはこのアジェンダでこの資料を用意する。会議前にはこの点をみんなに考えてきてもらおう」という感じで、頭の中で勝手に議事録が作成される感覚になってくると思います。

ぜひこの記事が少しでもお役立てすれば嬉しいですし、またキャリアに関連する下記のような記事も書いているので読んでみてください。

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